Also das ist selbst bei der Deutschen Bahn oft genug passiert.
Schienenersatzverkehr gibt es schon ewig, aus unterschiedlichen Gründen.

Seit die Bahn privatisiert ist und jedes Bundesland eine einene Regionalbahnverwaltung hat, werden nur wenige Ersatzgarnituren zur Verfügung gestellt und Alternativen eher versetzt oder ausgemustert.
Früher wäre auch ein lokbespannter Zug auf Nebenbahnen eingesprungen, wenn kein Triebwagen mehr Ersatzleistung fahren kann. Heute ist es nicht mehr möglich, da die meisten typische Nebenbahnloks ausgemustert sind oder an DB Railion verkauft wurden. Der Wagenpark ist heutzutage ebenfalls knapp bemessen.
Bei lohnenswerten Strecken, werden dann Loks von DB Railion angemietet (kenne seit 3 Jahren kein Beispiel mehr), bei weniger lohnenswerten Strecken wird das zuständige Busunternehmen der Region zum Ersatzverkehr gebeten (in den meisten Fällen eher fast gezwungen).

Bei den kleineren Unternehmen fällt das natürlicher schlimmer aus, denn die sind auf jeden Triebwagen angewiesen. Mehr als ein Triebwagen darf bei den meisten nicht ausfallen.
Eine mögliche Anmietung einer Ersatzgarnitur von DB Regio ist nicht möglich. DB Regio vermietet nicht an "Mitbewerber", auch wenn dies fahrzeugtechnisch möglich wäre. Selbst an ein Unternehmen, dass nur Strecken befährt wo DB Regio keine Interesse dran hat, würde kein Tfz bekommen, Preis egal.

Zumindest ist das in unserer Region so, hab verlässliche Quellen.